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20/04/2020: Dokumente im Homeoffice

Angesichts der aktuellen Covid-19-Pandemie und des damit einhergehenden Shutdowns werden die Digitalisierungsstrategien der Unternehmen ihre IT-Abteilungen und die dazugehörigen Infrastrukturen derzeit – quasi ohne Vorwarnung – auf die Probe gestellt.

Virtuelle Vernetzung, digitale Kollaboration - der Wandel hin zur New- oder Home-Work macht verteiltes Arbeiten möglich. Aber wie gut funktioniert die Interaktion "auf Distanz" tatsächlich? Können alle geschäftsrelevanten Prozesse über diese Systeme problemlos abgebildet werden?

Das Unterzeichnen von Verträgen, Anträgen, Bankgeschäften, internen Dokumente wie Bestellungen, Dienstverträge, Zahlungsfreigaben sind auch in der Krise Teil der gelebten Unternehmensprozesse geblieben. Neben den rechtlichen Grundlagen sind interne Regelwerke für Freigaben für Budget, technische Anliegen etc. Prozesse die nicht so ohne weiteres eingestampft werden können, völlig losgelöst ob die Unternehmen gerade mit einer Krise konfrontiert sind oder nicht. 

In den letzten 2-3 Wochen wurden wir seitens unserer Kunden mit der ein oder anderen Problemstellung konfrontiert. Wir als ACP TEKAEF möchten Ihnen die passenden Lösungen hierzu gerne mitteilen:

Problemstellung: 

In vielen Unternehmen müssen Investitionen von mindestens 2 oder mehreren Personen vorab freigeben und im Zuge des Bestellprozesses auch rechtsgültig unterzeichnet werden.  Klassische Umlaufmappen für den Unterschriftenlauf sind in Zeiten von Homeoffice sich selbst ad absurdum führend. Per Post oder Boten eine Dokumentenverteilung sicherzustellen ist nahezu unmöglich, wenn man in gewohnter Effizienz diese Anliegen bewältigen möchte. Ein sicherer, rechtskonformer und nachvollziehbarer elektronischer Prozess wäre hier der Wunsch.  

 

Lösung/TEKAEF Workflow Manager: 

Der TEKAEF Workflowmanager bietet die Möglichkeit firmeninterne Abläufe in vorgefertigten, strukturierten und fest vorgegebenen Prozessen abzubilden. Rechnungsprüfung, Beschaffungen und damit einhergehende Freigabeverfahren werden gezielt durch Ihre Organisation geleitet. 

Protokoliert und nachvollziehbar binden Sie Ihre Mitarbeiter, per Mail oder im Webclient, in die zu erledigenden Prozesse ein, egal ob sich diese im Homeoffice oder im Büro befinden. Steuerelemente, wie die Verpflichtung PDF-Dokumente mit einer elektronischeren oder biometrischen Signatur zu versehen bevor die Weiterleitung gemäß Workflow stattfindet, bringt Sicherheiten in punkto Verarbeitung rechtskonformer Dokumente.  

Natürlich können auch flexible Einmalprozesse in Ad-hoc-Workflows dargestellt und abgewickelt werden. 

Resümee: 

Die Herausforderungen Mitarbeiter in digitale Unternehmensprozesse zu integrieren, gibt es ja schon länger. Diese Anforderung wurde in den letzten Wochen um die Facette der Home-Office-Worker erweitert. Einfache kostengünstige und schnell umsetzbare Lösungen sind nun gefragt.  Es ist klar, dass Ansprüche unserer Kunden sehr unterschiedlich und individuell sein können, der TEKAEF Workflowmanager bietet eine entsprechend anpassbare Lösung.  

Die effiziente Einbindung externer Mitarbeiter, wird auch nach der Corona-Krise ein sehr interessantes und spannendes Thema bleiben. 

Edwin Frühwirth

Autor

Edwin Frühwirth

Geschäfts- und Vertriebsleitung

T: +43 7752 678-210

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