BlogDie Beschaffung stellt in heutigen Unternehmen ein zentrales Bindeglied der Wertschöpfungskette dar. Hier wird der Fokus zunehmend auch auf die Optimierung der Prozesse gelegt, um diese effizienter zu gestalten. Dafür bedarf es Transparenz, dass Abläufe und Routinen in der Beschaffung und Bestellung vollumfänglich digitalisiert werden.
Die Digitalisierung und Optimierung des Einkaufs von Gütern ist in vielen (großen) Unternehmen bereits weit vorangeschritten, werden von der Auswahl der Lieferanten bis in die Integration in E-Kataloge bis hin zur Rechnungsabwicklung digital abgebildet. Prozesse werden elektronisch, ohne Medienbrühe abgewickelt, über Schnittstellen werden weitere Workflows elektronisch angestoßen und ausgeführt.
Einkaufsabteilungen von Unternehmen sehen sich neben der Beschaffung von Rohstoffen und MRO gerade beim Dienstleistungseinkauf neuen Herausforderungen konfrontiert. Dienstleistungen sind vielfältig, deren komplexen Kriterien für die Verbuchung und Kontierung sind inhomogen und die Spezifikation nicht immer eindeutig möglich. Es benötigt Strategien für den Einkauf von Dienstleistungen und deren automatisierte Verbuchung in die ERP-Systeme.
Dienstleistungen sind nicht physisch greifbar und somit messbar, diese entstehen erst im Zuge der Leistungserbringung. Mittlerweile werden immer mehr Dienstleistungen in Unternehmen beschafft, bereits bis zur Hälfte des gesamten Beschaffungsvolumens. Beim Einkauf von Dienstleistungen gibt es ein immenses Einsparpotential. Die neue Herausforderung in Einkauf besteht zukünftig darin, mehr Kosteneffizienz im Dienstleistungseinkauf zu erreichen, da gerade dieser Bereich enormes Einsparpotential birgt.
Grundsätzlich lassen sich zwei Arten zur Bestimmung des Dienstleistungsbegriffs unterscheiden. Zum einen gibt es eine institutionelle und die funktionell geprägte Perspektive auf Dienstleistungen.
Bei der institutionellen Sichtweise stehen die Unternehmen, welche Leistungen produzieren, im Fokus der Betrachtung. Hierzu zählen alle Unternehmen, die primär Dienstleistungen erstellen:
Die funktionale Perspektive betrachtet Sachgüterunternehmen, die zusätzlich Dienstleistungen anbieten. Dienstleistungen gehören also nicht zum Kerngeschäft. Dazu zählen
Die Besonderheiten von Dienstleistungen gegenüber klassischen Gütern liegen darin, dass sie
Die Qualitätsbeurteilung von Dienstleistungen hebt sich von typischen materiellen Gütern ab. Ihre Qualitätsmessung ist komplex und emotional-subjektiv geprägt.
Um Verbesserungspotenziale in der Beschaffung von Dienstleistungen realisieren zu können, müssen neu geschaffene technische Möglichkeiten genutzt werden, um aussagekräftige Informationen und Auswertungen zu erhalten. Ziel ist eine transparente Kooperation zwischen der Beschaffung und dem Dienstleister von der Bedarfsspezifizierung bis zur Leistungsabnahme.
Prozesse müssen konzipiert, abgestimmt, getestet und umgesetzt werden. Das betrifft den Beschaffungsprozess sowie den zur Bereitstellungsprozess und Aktualisierung der Katalogdaten. Des Weiteren betrifft das die Abwicklung von Bestelländerungen, Stornierungen, Rücksendungen und Reklamationen oder Abwicklung von Gewährleistungsfällen.
Ein durchgängiger Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung sollte implementiert werden. Diese Prozesse abzubilden mit Hilfe eines E-Procurement-System hat sich in den letzten Jahren im B2B-Bereich etabliert. Anstelle der alten papierbasierten Beschaffungsprozesse kann somit ein durchgängiger elektronischer Prozess ablaufen.
Anforderer wählen in einem elektronischen Katalog, der webbasiert (im Browser) abgebildet wird, aus einem vorverhandelten Sortiment die benötigte Ware aus, eine elektronische Bestellung wird ausgelöst, entweder direkt an den Lieferanten oder mit vorgelagerten Genehmigungsprozess. Alles über einen vollumfänglich elektronischen Workflow. Je nachdem, wie weit die Automatisierung und Digitalisierung im Unternehmenseinkauf vorangeschritten ist, kann die Rechnungslegung direkt im E-Procurement-Prozess abgebildet werden bzw. ist über Schnittstellen in die ERP-Systeme implementiert. Im besten Fall können sich die Prozesskosteneinsparungen auf bis zu 70 Prozent belaufen. Um den Einkauf von Dienstleistungen adäquat zur MRO-Beschaffung zu automatisieren, bedarf es neuer, geeigneter Strategien.
Die nachgelagerten Prozesse wie die Genehmigung, Abrechnung, Nachweis der Leistungserbringung müssen im System abgebildet werden:
In der Praxis haben sich vier Ansätze bei der Abwicklung von Dienstleistungen etabliert: Im Allgemeinen startet der Prozess beim Bedarfsträger. Dieser erfasst den Bedarf. Hierzu stehen ihm verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
Freitextbestellung
Dienstleistungskatalog
Leistungsverzeichnis
Rahmenvertrag
Daraus ergeben sich vier Prozessvarianten zur Abwicklung von Dienstleistungen:
