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26/04/2018: Herausforderung Dienstleistungsbeschaffung

Die Beschaffung stellt in heutigen Unternehmen ein zentrales Bindeglied der Wertschöpfungskette dar. Hier wird der Fokus zunehmend auch auf die Optimierung der Prozesse gelegt, um diese effizienter zu gestalten. Dafür bedarf es Transparenz, dass Abläufe und Routinen in der Beschaffung und Bestellung vollumfänglich digitalisiert werden.

Dienstleistungsbeschaffung

Die Digitalisierung und Optimierung des Einkaufs von Gütern ist in vielen (großen) Unternehmen bereits weit vorangeschritten, werden von der Auswahl der Lieferanten bis in die Integration in E-Kataloge bis hin zur Rechnungsabwicklung digital abgebildet. Prozesse werden elektronisch, ohne Medienbrühe abgewickelt, über Schnittstellen werden weitere Workflows elektronisch angestoßen und ausgeführt.

Einkaufsabteilungen von Unternehmen sehen sich neben der Beschaffung von Rohstoffen und MRO gerade beim Dienstleistungseinkauf neuen Herausforderungen konfrontiert. Dienstleistungen sind vielfältig, deren komplexen Kriterien für die Verbuchung und Kontierung sind inhomogen und die Spezifikation nicht immer eindeutig möglich. Es benötigt Strategien für den Einkauf von Dienstleistungen und deren automatisierte Verbuchung in die ERP-Systeme.

Dienstleistungen sind nicht physisch greifbar und somit messbar, diese entstehen erst im Zuge der Leistungserbringung. Mittlerweile werden immer mehr Dienstleistungen in Unternehmen beschafft, bereits bis zur Hälfte des gesamten Beschaffungsvolumens. Beim Einkauf von Dienstleistungen gibt es ein immenses Einsparpotential. Die neue Herausforderung in Einkauf besteht zukünftig darin, mehr Kosteneffizienz im Dienstleistungseinkauf zu erreichen, da gerade dieser Bereich enormes Einsparpotential birgt.

 

Besonderheiten von Dienstleistungen

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten zur Bestimmung des Dienstleistungsbegriffs unterscheiden. Zum einen gibt es eine institutionelle und die funktionell geprägte Perspektive auf Dienstleistungen.

Bei der institutionellen Sichtweise stehen die Unternehmen, welche Leistungen produzieren, im Fokus der Betrachtung. Hierzu zählen alle Unternehmen, die primär Dienstleistungen erstellen:

  • Bank- und Beratungsdienstleistungen,
  • Logistikleistungen wie Transport und Lager,
  • Lohnfertigung,
  • Lohnverpackung,
  • Beratungsleistungen,
  • Sicherheitsdienste,
  • Hotel- und Gaststättendienste
  • Reinigungsdienste.

Die funktionale Perspektive betrachtet Sachgüterunternehmen, die zusätzlich Dienstleistungen anbieten. Dienstleistungen gehören also nicht zum Kerngeschäft. Dazu zählen

  • Produktberatung,
  • Projektierungsleistungen,
  • Inbetriebnahmen,
  • Wartungsleistungen,
  • Reparaturen und
  • Schulungen.

Die Besonderheiten von Dienstleistungen gegenüber klassischen Gütern liegen darin, dass sie

  • nur selten standardisierbar sind
  • die persönliche Kommunikation bzw. Interaktion der Beteiligten erfordern
  • nicht gelagert und nicht auf Vorrat gehalten werden können
  • keine Güter sind, die getestet werden können
  • weder in ihrem Prozess noch in ihrem Ergebnis eindeutig objektiv zu beurteilen sind

Die Qualitätsbeurteilung von Dienstleistungen hebt sich von typischen materiellen Gütern ab. Ihre Qualitätsmessung ist komplex und emotional-subjektiv geprägt.

 

Anforderungen an elektronische Beschaffungssysteme

Um Verbesserungspotenziale in der Beschaffung von Dienstleistungen realisieren zu können, müssen neu geschaffene technische Möglichkeiten genutzt werden, um aussagekräftige Informationen und Auswertungen zu erhalten. Ziel ist eine transparente Kooperation zwischen der Beschaffung und dem Dienstleister von der Bedarfsspezifizierung bis zur Leistungsabnahme.

Prozesse müssen konzipiert, abgestimmt, getestet und umgesetzt werden. Das betrifft den Beschaffungsprozess sowie den zur Bereitstellungsprozess und Aktualisierung der Katalogdaten. Des Weiteren betrifft das die Abwicklung von Bestelländerungen, Stornierungen, Rücksendungen und Reklamationen oder Abwicklung von Gewährleistungsfällen.

Ein durchgängiger Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung sollte implementiert werden. Diese Prozesse abzubilden mit Hilfe eines E-Procurement-System hat sich in den letzten Jahren im B2B-Bereich etabliert. Anstelle der alten papierbasierten Beschaffungsprozesse kann somit ein durchgängiger elektronischer Prozess ablaufen.

Anforderer wählen in einem elektronischen Katalog, der webbasiert (im Browser) abgebildet wird, aus einem vorverhandelten Sortiment die benötigte Ware aus, eine elektronische Bestellung wird ausgelöst, entweder direkt an den Lieferanten oder mit vorgelagerten Genehmigungsprozess. Alles über einen vollumfänglich elektronischen Workflow. Je nachdem, wie weit die Automatisierung und Digitalisierung im Unternehmenseinkauf vorangeschritten ist, kann die Rechnungslegung direkt im E-Procurement-Prozess abgebildet werden bzw. ist über Schnittstellen in die ERP-Systeme implementiert. Im besten Fall können sich die Prozesskosteneinsparungen auf bis zu 70 Prozent belaufen. Um den Einkauf von Dienstleistungen adäquat zur MRO-Beschaffung zu automatisieren, bedarf es neuer, geeigneter Strategien.

Die nachgelagerten Prozesse wie die Genehmigung, Abrechnung, Nachweis der Leistungserbringung müssen im System abgebildet werden:

 

Prozessabwicklung bei Dienstleistungseinkauf

In der Praxis haben sich vier Ansätze bei der Abwicklung von Dienstleistungen etabliert: Im Allgemeinen startet der Prozess beim Bedarfsträger. Dieser erfasst den Bedarf. Hierzu stehen ihm verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Freitextbestellung

  • keine klar spezifizierte Dienstleistung in einem Katalog, Material oder Leistungsverzeichnis vorhanden, jedoch mit der Möglichkeit Anhänge anzufügen

Dienstleistungskatalog

  • in einem Katalog (BMEcat, Excel) werden Dienstleistungen abgebildet mit einer 1:1 Beziehung zum Lieferanten

Leistungsverzeichnis

  • Materialstamm der Dienstleistungen spezifiziert mit 1:n Lieferanten mit Bezug auf Region, Leistungsfähigkeit o.ä.

Rahmenvertrag

  • enthält zusätzlich Mengen für einen Jahres- oder Projektbedarf, woraus später Abrufe generiert werden

 

Daraus ergeben sich vier Prozessvarianten zur Abwicklung von Dienstleistungen:

  1. Beschaffung via E-Procurement-System aus dem Katalog, der auf der Basis eines Leistungsverzeichnisses erstellt wurde oder als zusätzliche Freitextposition
  2. Beschaffung aus Generalleistungsverzeichnis, dass als Materialstamm auf dem E-Procurement-Systemmit mehreren verschiedenen Lieferantenbeziehungen eingerichtet wird,mit ERP-Bestellung oder Abruf aus Rahmenvertrag mit einer Limit-PO
  3. Aufmaßerstellung durch den Lieferanten direkt auf der Plattform, Bestätigung der Leistungserbringung (Wareneingang) bidirektionalins ERP
  4. Auslösung des Gutschriftsverfahren, inklusive einer Zahlungsfreigabe ins ERP oder über eine elektronische Rechnungseingangsprüfung

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