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14/06/2018: Verwaltung von Hardware, Software oder Peripherie mit IT Asset Management

Die zunehmende Digitalisierung bringt eine zunehmende Komplexität der IT-Infrastrukturen in Unternehmen mit sich. Da die Anschaffung kostenintensiv ist liegt die Herausforderung darin, eine hohe Auslastung sowie zuverlässige Instandhaltung der eingesetzten Assets wie Hardware, Software oder Peripherie zu gewährleisten. Das garantiert planbare Betriebskosten und ermöglicht auf lange Sicht Einsparpotenziale.

IT Asset Management

Viele Firmen unterschätzen die Folgekosten. Betrachtet man den gesamten Lebenszyklus eines IT-Wirtschaftsgutes, so entfallen nur etwa 30 Prozent der Kosten auf die Anschaffung von Hard- und Software. Während ihres Einsatzes werden sie gewartet, repariert, an andere Arbeitsplätze gebracht, gelagert und ausgegliedert. Jeder dieser Arbeitsschritte ist mit Verwaltung, Aufwand und Kosten verbunden. Dieser Anteil wird mit durchschnittlich 50 Prozent beziffert. Ein Asset Management unterstützt Unternehmen, sowohl die Komplexität ihrer Infrastruktur, als auch die Total Cost of Ownership (TCO) entscheidend zu reduzieren. Gleichzeitig kann dadurch die Prozessqualität erhöht sowie das Risiko von Ausfallzeiten minimiert werden.

Mit zunehmender Komplexität der IT-Infrastrukturen wird es immer aufwendiger, die Übersicht über die eingesetzten Assets zu behalten. Die Anforderungen an die Hardware steigen stetig. Neue Applikationen oder Versionen verlangen neue Hardware. Teilweise reicht es, Festplatten auszutauschen oder den Arbeitsspeicher zu erhöhen. Andere Systeme müssen komplett ausgetauscht werden, um effizient arbeiten zu können. Der Überblick über IT-Assets ist nicht nur für IT Manager, Help Desk und Administratoren wichtig – auch andere Unternehmensbereiche wie Controlling oder der Einkauf benötigen verlässliche Daten aus der IT.

Mit einem Asset Management werden neben der Abbildung der gesamten Unternehmensstruktur auch alle technischen und kaufmännischen Informationen detailliert dargestellt und den Anwendern zugeordnet. Dadurch werden eine optimale Steuerung sowie Verwendung von IT-Assets über den gesamten Lebenszyklus erreicht.

Durch einen hohen Automatisierungsgrad können Kosten gespart und die dadurch entstandenen freien Ressourcen anderweitig eingesetzt werden. IT-Management, Budgetierung, Planung, IT-Leistungsverrechnung, Vertrags- und Lizenzmanagement u.v.m. werden dadurch optimal unterstützt.

 

Verwaltung der Druckerflotte mit PAM- Printer Asset Management

Mit einem Printer Asset Management erhalten Sie einen zentralen Überblick über der Druckerinfrastruktur in Ihrem gesamten Netzwerk. Somit ist ein Printer Asset Management sowohl für KMUs und große Unternehmen geeignet.

Zur Datenübertragung wird ein so genannter Crawl-Dienst auf JAVA-Basis installiert. Java wurde in unserem Fall als Framework gewählt um eine Unabhängigkeit von Windows-basierten Plattformen zu gewährleisten, bei gleichzeitiger Erreichung von maximaler Kompatibilität zu Standardumgebungen zu erreichen.

Lokal angeschlossene Geräte können manuell angelegt werden. Für diese Drucker ist es möglich einen manuellen Bedarf zu generieren, sowie manuell Zählerstände zu zuweisen. Im Zuge einer manuellen Bestellung wird der User dahingehend unterstützt, dass er nur Verbrauchsmaterial zur Bestellung auswählen kann, das für den von ihm genutzten Drucker verfügbar und vom Auftraggeber sowie den Lieferanten freigegeben ist.

Der Betrieb der PAM-Lösung ist auch als „Software as a Service“ (SaaS bzw. Cloud) möglich. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit die Applikation „inhouse“, also vollständig losgelöst von Dritten, im eigenen Rechenzentrum zu betreiben, sofern die Anforderung besteht, dass keine Daten das Haus verlassen dürfen. Innerhalb dieser Inhouse-Installation besteht die Möglichkeit einer tiefen Integration in die bestehenden Systeme des Auftraggebers, beispielsweise um Bestellung über das eigene ERP-System zu monitoren. Dies ermöglicht eine vollautomatisierte bidirektionale Übergabe der Daten in die bestehenden System (z.B. ERP, Helpdesk, Asset Management, Warenkörbe, Webshops, PSP-Elemente).

Die Berechnung der Füllstände erfolgt aus technischer Sicht abhängig von den vom Ausgabegerät zur Verfügung gestellten Informationen auf zweierlei Arten:

  • Berechnung des Füllstands auf Basis der ausgelesenen Werte „Maximalwert“ und „Verfügbarer Wert“
  • Berechnung des Füllstands bei ungenauen Ergebnissen (beispielsweise bei vom Hersteller stark vereinfachter Intervalle wie 100%, 50% und 0%) anhand der Kombination der berechneten Ergebnisse und der gedruckten Seiten.

Bestellungen zum Lieferanten erfolgen grundsätzlich über eine Mailbenachrichtigung, können jedoch auch per vordefinierter Schnittstelle an ein ERP versendet werden. Zusätzlich kann auf Wunsch eine Mailbenachrichtigung an den Systembetreuer, den Systembenutzer und/oder an die Systemmitbenutzer ein Mailtext gesendet werden.

Für die automatische Bestellung können im System Alarmgruppen mit frei definierten Schwellenwerten eingerichtet werden, welche über verschiedene Workflows die gewünschten Aktionen ausführen. Innerhalb einer Alarmgruppe können unterschiedliche Schwellwerte je Verbrauchsmaterialart definiert werden, beispielsweise um Toner bei sieben Prozent, Wartungskits erst bei drei Prozent Restlaufzeit zu bestellen.

Eine zusätzliche Absicherung bezüglich Bedarfsgenerierung kann über Alarmierungen der Statuswerte (fast leer/leer) erfolgen. Vom System erkennbare Fehlerzustände des Druckers, können ebenfalls über Workflows überwacht und alarmiert werden. Darüber hinaus können auch Alarmgruppen, bei denen keine Bestellung ausgelöst, definiert werden. Diese werden Geräte zugeteilt, für die keine automatische Versorgung gewünscht ist. Aufgrund der Objektorientiertheit des Systems können beliebig viele Alarmgruppen definiert werden und beliebige Geräte beliebigen Alarmgruppen zugeteilt werden. Dies ermöglicht einen äußerst flexiblen Umgang mit zu bestellenden Verbrauchsmaterialien.

Als Sicherheitsstufe ist im System für alle neu hinzugefügten Geräte, die noch keiner Alarmgruppe zugeteilt sind, standardmäßig eine Sicherheitsalarmierung bei einem Schwellwert von zehn Prozent vorgesehen. Diese Art der Bestellung ermöglicht eine vollautomatische Bewirtschaftung der Geräteflotte ohne manuelle Eingriffe in die Logistikkette.

Aufgrund der umfassenden Reporting-Möglichkeiten in PAM ist es möglich, Schwellwerte zu optimieren um logistische Optimierungen vorzunehmen und im Sinne der Green-IT den anfallenden Tonermüll mittels einer höheren Resttonerverwertung zu minimieren.

Durch ein Printer Asset Management-Tool werden teure Beschaffungsprozesse, unnötige gebundenes Kapital, sowie teure Arbeitszeit eingespart und User erhalten einen zentralen Überblick der Druckerinfrastruktur in ihrem gesamten Netzwerk.

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