Elektronsicher Rechnungseingangs-Workflow

Unser ECM-System ermöglicht die schnelle, sichere Bearbeitung elektronischer Rechnungen und deren Austausch

Prüfroutinen sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicherheit. Die eingehenden Rechnungen – unabhängig ob in elektronischer oder in Papierform – werden digital aufbereitet, gezielt verteilt und mit bestehenden Bewegungsdaten (Bestellungen, Wareneingängen) im ERP-System, oder Finanzbuchhaltungssystem abglichen und automatisiert verbucht. Die Vorgänge lassen sich direkt mit der zugehörigen elektronischen Rechnung verknüpfen und jeder Zeit transparent nachvollziehen.
 

• Stark verkürzte Durchlaufzeiten durch direkte Weiterleitung an Fachabteilungen
• Nutzung gewährter Skonti, Rabatte und saisonaler Angebote
• Überwachung der Einkaufskonditionen
• Reduzierung der manuellen Vorsortierung eingehender Rechnungen
• Automatische Datenextraktion und Klassifizierung (Verschlagwortung)

 

Prozessbeschreibung eines digitalisierten & automatisierten Rechnungseingangseingangs-Workflow

Mit ECM lassen sich sehr einfach und schnell automatisierte Rechnungseingangslösungen im Unternehmen umsetzen. Eingehende Rechnungen werden per Stapelscan und selbstlernender Klassifizierungskomponente digitalisiert, ausgelesen und automatisch im richtigen Kontext im ECM-System abgelegt. Relevante Daten wie z. B. Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Mehrwertsteuerbeträge oder komplette Positionstabellen werden erkannt und extrahiert. Dabei spielt es keine Rolle, woher die Daten kommen: Scans und Faxe lassen sich genauso verarbeiten wie eingehende E-Mails, COLD- oder Datenimporte.

Darüber hinaus können die ausgelesenen Daten auf Plausibilität geprüft und mit bereits bestehenden Daten im eigenen ERP-/FiBu-System verglichen werden. Die Dokumente können – entsprechend den Inhalten – unterschiedliche Workflows im ECM-System auslösen, welche die Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weiterleiten. Stellvertreterregelungen, Wiedervorlagen und ein Mahnfristenmanagement sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt und alles pünktlich bearbeitet wird.

Nach der Bearbeitung werden die Daten für die endgültige Buchung automatisiert an das ERP-/FiBu-System übergeben. Eine leistungsstarke Integration und ein elektronisches Rechnungseingangsbuch sorgen dafür, dass die Rechnungsprüfung aus dem führenden System heraus jederzeit feststellen kann, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein Dokument befindet und wie hoch die augenblicklichen Verbindlichkeiten sind.
 

• Rechnungen digitalisieren per automatischer Erkennung und selbstlernender Klassifizierung
• Anbindung an ERP- und FiBu-Systeme
• Weitgehende Automatisierung der Prozesse
• Rechnungs- und Plausibilitätsprüfung
• Selbstlernendes System
• Einrichtung von Mahn- und Sperrfristen
• Integriertes Workflowsystem
• Unterstützung verschiedener Formate, strukturierter wie unstrukturierter (E-Mail, PDF, XML, ZUGFeRD, EDIFACT etc.)